Тайм-менеджмент

Зачастую руководители, находясь в рабочем процессе управленческой деятельности, не могут остановиться и посмотреть на свою организацию со стороны, «встать над процессом». В связи с этим возникают поспешные решения, которые проявляются в организационных сбоях.

Думаю, использование  инструментов Тайм – менеджмента поможет нам избежать подобного рода ошибки: для этого они и предназначены.

Время – это единственный невосполнимый ресурс. Очень просто рассчитать 1 час Вашего рабочего времени:

Годовой оклад = 1 080 000тенге

Добавьте 100% номинального оклада на покрытие накладных расходов  (аренда помещения, освещение, отопление, телефон, командировочные, технический персонал и т. д.) = 1 080 000 тенге

Общая годовая стоимость для компании = 2 160 000 тенге

Теперь разделите получившуюся сумму на 230 (среднее количество рабочих дней в году) = 9 391тенге

И, наконец, разделите полученный результат на среднее количество часов вашего рабочего дня = 1 173 тенге.

Итого, стоимость часа = 1 173 тенге.

Если Вы проведете хронометраж своего рабочего времени, то спокойно можно рассчитать стоимость потерянного Вами времени.

Однако, Вы также можете стать заложником спешки, которая со временем приведет к сбоям в работе Вашего организма. При помощи короткого «60-СЕКУНДНОГО ТЕСТА НА СТРЕСС» Вы легко сможете определить в каком состоянии находится Ваш организм:

Засеките время по секундомеру. Не глядя на часы и не отсчитывая секунды мысленно, определите время, за которое проходит одна минута. Когда, по вашему мнению, минута истечет, проверьте - сколько времени прошло на самом деле.

Теперь оцените ваши результаты:

• Менее 55 секунд. Вы - заложник «болезненной спешки», и чем меньше времени прошло, тем серьезнее ваше состояние.

• От 55 до 65 секунд. Хотя в целом вы не страдаете «болезненной спешкой», тем не менее, иногда находите, что в сутках недостает нескольких часов, чтобы завершить все задуманное.

• Более 66 секунд. Вы спокойно относитесь ко времени и не любите спешить. Чем больше прошло времени, тем менее вероятно, что вы страдаете от симптомов «болезненной спешки».

Зачастую, мы наблюдаем такую ситуацию: менеджер слишком много уделил времени какому–то вопросу (планерку можно было провести за 10 минут, а велась она 50 минут), при этом остальные задачи на день ему приходится «поджимать», т.е. работать в авральном режиме. Результат – издевательство над самим собой. Как ни странно это звучит, времени не хватает на исполнение своих основных функций, которые приведены в таблице:

Чтобы этого не происходило, менеджеру надо начать думать и действовать как собственник, что  является  залогом успеха.  Бизнес менеджера на самом деле — предлагать свои навыки, умения и опыт  в качестве товара, продавать их и находить удовлетворение в работе. Быть счастливым на работе — это значит получать удовольствие от того, что ты делаешь и преуспевать в своем деле.

Таким образом, карьера менеджера — это его бизнес, и только он волен укреплять и направлять ее в любом направлении, в каком захочет и нести за это ответственность. Для менеджера каждый работодатель — это клиент.

На современном рабочем месте представить себя жертвой очень просто: посетители могут оказаться грубыми, сроки нереальными, директора несправедливыми, зарплаты слишком низкими. Нет ничего более деморализующего, чем попасть в ловушку работы, чувствуя, что ты там, потому что должен, а не потому что хочешь.

Наемный работник уделяет больше внимания тому, что плохо, а не тому, что хорошо; тому, что невозможно, а не тому, что можно контролировать. Он чувствует себя в тупике, считая, что у него нет выбора, хотя на самом деле выбор есть у каждого.

Собственник же имеет собственность. Когда перед ним встает дилемма, он полностью концентрируется на проблеме, а не теряет драгоценное время на обвинения и жалобы. Каждый предприниматель знает, что для поддержки и развития бизнеса необходимо продвигать услугу или товар, в которых нуждаются ваши клиенты. Более того, необходимо выделить что-нибудь особенное в том, что вы предлагаете, — уровень услуги, качество материалов, межличностные отношения, размещение. То, что отличает ваш товар и в чем ваше предложение превосходит предложения конкурентов. Должна быть причина, почему заказчики пойдут к вам, а не к конкурентам.

Те же правила спроса и предложения относятся к работе по найму. Ваша работа должна удовлетворять потребности руководства компании, сотрудников и заказчиков (ваших клиентов) или даже превосходить их ожидания. До тех пор, пока это будет происходить, вы будете в цене.

Основной принцип предпринимательства: я люблю клубнику, но когда иду на рыбалку – обязательно беру червей, потому что их любит рыба.

Ваша ценность включает в себя все, что вы можете внести в работу: ваши силы, знания, талант, опыт, квалификацию.

Знание того, в чем именно состоит ваша ценность, позволяет вам твердо стоять на ногах и предлагает что-то реальное и надежное, на что можно опереться, когда работа слишком трудна, запутанна или должна быть сделана в такие сроки, что вы не можете им соответствовать.

По оценке качества выполнения работы и продуктивности, таланта и эффективности все сотрудники делятся на три категории:

1. Высшая категория (20%). Это высококлассные специалисты, имеющие весомые достижения. Они полностью настроены на миссию компании и способствуют ее процветанию. Эти сотрудники заслуживают самого большого внимания и признания, которое вы только можете себе как директор позволить. Делайте все, чтобы они чувствовали себя счастливыми и востребованными людьми.

2. Средняя категория (60%). Это  работники, которые безотказно, достойно и честно выполняют свою работу. Они не безупречны и совершают ошибки, но, по существу, всегда стараются работать хорошо. К ним необходимо  относиться справедливо, с уважением и регулярно их поощрять.

3. Низшая категория (20%). Это самые слабые работники. Они и свою работу выполняют недобросовестно, и других тянут вниз. Они не подходят для работы в компании. Если нет возможности избавиться от них сразу, то лучше перевести их на низкоквалифицированную работу.
Время – понятие весьма интересное. Наша оценка времени крайне субъективна. Скучный доклад, длящийся всего лишь 10 минут, тем не менее кажется нам растянутым на целую вечность. В начале выходных кажется, что время замедляется, а к их концу - пугающе ускоряет ход.

Забывая о потерях времени на общение, поиски затерявшихся документов, затянувшийся обед и рассматривание пейзажа за окном, мы пытаемся защитить свое самолюбие.

Мы также предпочитаем забывать случаи, когда откладывали неприятные срочные дела в пользу приятных, но второстепенных. Самообман может также вкрасться при оценке количества времени, уходящего на самые неотложные дела.

Поэкспериментируйте всего лишь одну неделю, а именно:

1. Записывайте каждое переключение внимания, каким бы кратковременным оно ни было.

Например, когда вас отвлекают:

• Телефонные звонки

• Незапланированные посетители

• Переключение на несрочное, но интересное дело посреди утомительной, но неотложной работы. 

 Навязывание работы, менее важной по вашему мнению, чем та, которой вы занимаетесь в данный момент.

2. Записывайте эти переключения внимания в те моменты, тогда они происходят.

3. В первый день заполните следующие колонки карточки:

• Время

• Вид деятельности

• Затраченное время

4. Делайте все ваши записи кратко, используйте сокращения:

• Т - телефонные звонки. Для обозначения входящих и исходящих звонков используйте стрелочку, направленную к Т или от

• Ч - чтение отчетов и других документов.

• Н - написание писем, памятных записок и т.д.

• П - посетители. Отмечайте галочкой v, запланированные встречи, а чтобы обозначить незапланированного посетителя, ставьте х.

Вы довольно легко найдете другие сокращения для обозначения разных видов деятельности и отвлечений. Но не забудьте указать их в верхней части листа, чтобы не тратить попусту время, пытаясь потом вспомнить, что они обозначают.

5. Начинайте Учет Времени с момента прихода на работу и продолжайте до самого окончания рабочего дня. Если вы берете работу на дом, включите и время, затраченное дома.

Суточные биоритмы определяют колебания температуры тела, активность мозга, влияют на выработку гормонов, работу внутренних органов и психику. Известно, что таблетки, кремы и различные процедуры в разное время суток воздействуют на нас по-разному.

Как выяснили ученые, придерживаясь некоторых правил, легче поддержать здоровье и стать успешным человеком.

Утро

6.00 Срабатывает биологический «будильник», который «расталкивает» все системы организма. Активизируется обмен веществ.

10.00 Максимальная активность мозга. Подходящее время для интенсивной умственной деятельности. Общее настроение достигает максимума. В это время лучше всего работать над заданием, которое является по приоритетам важным и срочным.

11.00 Самый благоприятный момент дня. Работоспособность максимальна. Особенно активно работает «логический» отдел мозга, что позволяет успешно решать задачи, особенно математические.

День

13.00 Обменные процессы замедляются, производительность труда падает, нас одолевает сонливость. Лучше всего немного передохнуть. Самое время пообедать.

14.00 Организм уязвим для стрессов. Так что старайтесь в это время не скандалить.

15.00 Новый прилив сил. Организм передохнул и готов к новым действиям. Самое лучшее время для заключения сделок.

17.00 Повторный пик активности.

Вечер

18.00 Температура тела в это время самая высокая - около 37 градусов, - почти на градус выше, чем утром. Если вы здоровы, с этого времени она будет понижаться, а если больны - повышаться.

19.00 Самое неподходящее время для стрессов. Организм почти не сопротивляется негативу.

22.00 Усиливается выработка гормона мелатонина, отвечающего за синхронизацию биоритмов в организме, нейтрализующего свободные радикалы и участвующего в производстве серотонина. Проще говоря, мелатонин служит тому, чтобы мы как можно позже старились, меньше болели и находились в хорошем настроении. Время сна с 22.00 до 24.00 приравнивается к 4-х часовому сну.

Ночь

0.00 Происходит обновление клеток кожи - именно в это время затягиваются раны. Иммунная система борется с инфекциями. Идет «самопочинка». Лучше не отвлекать организм активными действиями.

1.00 У спящего человека наступает фаза глубокого сна.

3.00 В это время в мире происходит самое большое количество катастроф.

У каждого человека свой индивидуальный суточный ритм. Поэтому определите свое самое продуктивное время, а именно:

В течение следующих пяти дней, используя сетку: по вертикали – оценка продуктивности, по горизонтали часы с времени пробуждения до времени засыпания, отмечайте уровни своей умственной и физической активности. Каждый день используйте новую форму.

Для оценки низких уровней активности и энергии используйте отрицательную шкалу (от -1 до -5), для высоких уровней - положительную (от +1 до +5).

Нулевая линия представляет промежуточное состояние: когда вы не ощущаете себя ни особенно активным, ни вялым.

Эта оценка чисто субъективна и основывается на ваших ежечасных ощущениях. Заполняйте сетку, ставя в соответствующем квадрате галочку. Каждый квадрат представляет один час, начиная с момента вашего пробуждения. Всего имеется 16 квадратов, представляющих 16 часов возможного рабочего времени в день при пятидневной рабочей недели. Этого достаточно для нужд даже полного энтузиазма трудоголика!

Может также оказаться полезным, если вы будете отмечать время, имеющее какое-то особенное значение (например, крайний срок) или другие обстоятельства, способные увеличить или уменьшить ваши энергетические резервы.

После нескольких дней подобной регистрации вы, наверное, заметите, что пик вашей физической и умственной активности ежедневно приходится примерно на одно и то же время. Это и есть ваше самое продуктивное время. По возможности намечайте выполнение самых сложных работ именно на эти периоды, а более рутинные работы планируйте на время, когда уровень вашей физической и умственной активности выше нулевой линии.

Были рассмотрены суточные биоритмы, не менее важны недельные и месячные биоритмы. Динамика работоспособности испытывает влияние недельного ритма:

• В понедельник происходит врабатываемость после выходных дней,

• Ведение переговоров насчет заключения договоров в будущем – вторник;

• Максимум работоспособности приходится на среду - четверг,

• К пятнице уже накапливается усталость, утомление, и работоспособность падает.

Следовательно, в понедельник и пятницу рабочую нагрузку стоит уменьшить за счет других рабочих дней. Конечно, нельзя жить строго по расписанию, но учитывать особенности каждого дня и, сообразуясь с этим, контролировать себя вполне возможно.

Распределяя недельную рабочую нагрузку, учитывайте следующее:

а) хотя мы и «начинаем жить по-новому» в понедельник, не планируйте на этот день перегрузку. Понедельник – день конфликтов, инфарктов и инсультов;

б) дни активных действий – вторник, среда, четверг;

в) пятница – день спокойной, рутинной работы, не требующей нагрузки и напряжения, не говоря уже о субботе.

Проведенный нами анализ продаж по торговым представителям разных торговых компаний показывает следующее распределение продаж по дням недели:

Понедельник –  11%

Вторник – 18%

Среда – 24%

Четверг – 20%

Пятница –  15%

Суббота – 12%.

Как видно из приведенного анализа, не стоит ориентировать  торговых представителей на среднедневные продажи в течение всей недели: и Вы, и торговые представители будут испытывать разочарование, особенно в понедельник, пятницу и субботу.

Методика планирования рабочей недели проста:

1. Проанализируйте фактические продажи по каждому торговому представителю  за предыдущий месяц по дням недели.

2. Определите среднедневные продажи по дням недели (например: суммарно по понедельникам объем продаж  торгового представителя Лисичкина А. составил 245215 тенге, понедельников в апреле было 4. Значит среднедневные продажи в понедельник составят: (245215/4)=61303 тенге.

3. Вычислите средненедельные фактические продажи Лисичкина А.. Например, в апреле было 4 недели, Лисичкин А выполнил план апреля на 100% и сделал фактически 2 755 599 тенге (546500, 781000, 946523, 481576 - понедельно). Средненедельные его продажи составили: (546500 +781000+946523+481576)/4= 513900 тенге.

4. Вычислите процент объема продаж понедельника от средненедельных продаж, а именно: 61303/513900*100= 11,9%.

5. Предположим, согласно статистике, по результатам предыдущих лет объем продаж в мае составлял 90% от объема продаж апреля. Значит, планируемый объем продаж в мае по Лисичкину А. составит 2 755 599*90%= 2 480 039 тенге.

6. На понедельники будет приходиться 11,9% объема продаж, что  составит 295 125 тенге. В мае – 5 понедельников. Значит в недельный кавридж план в графе «План» в строке «Понедельник» Лисичкину А. записываем: 59 025 тенге (295 125/5=59025).
Аналогичную картину мы наблюдаем и в течение месячного биоритма.

Месячный ритм связан с вращением Луны вокруг Земли. Это лунно-солнечный ритм, который оказывает заметное влияние на нашу жизнь. Он связан с положением трех небесных тел - Солнца, Луны и Земли.

Период полного оборота Луны вокруг Земли относительно Солнца равен 29,53 суток - промежуток времени ме;кду двумя последовательными новолуниями. То есть лунный месяц - это промежуток между двумя последовательными новолуниями.

Наблюдаемая с Земли освещенная часть лунного диска называется фазой Луны, их всего четыре. Лунный месяц делится на два периода: растущая и убывающая луна.

Луна растущая - если из серпа можно сделать букву «Р».

Если получается буква «С» - это Луна убывающая.

Луна растущая - 1-я (от новолуния до первой четверти, т. е. с 1-го по 7-й день) и 2-я фаза (от первой четверти до полнолуния, т. е. с 8-го по 15-й день);

Луна убывающая - 3-я (от полнолуния до последней четверти, т. е. с 16-го по 22-й день) и 4-я фаза (от последней четверти до новолуния, т. е. с 23-го по 29-й день).

Фазы Луны синхронно связаны с психологическими установками человека и его самочувствием.
В период растущей Луны человек активен, энергичен, более удачлив в своих начинаниях. В это время организм прекрасно усваивает любые вещества. Это период биологической, физической и эмоциональной активности организма, и он является наилучшим периодом для профилактики и оздоровления организма, для начала любого дела и лечения хронических болезней, но неблагоприятен для проведения хирургических операций (особенно в полнолуние). Наиболее эффективны в это время все мероприятия и процедуры по восстановлению и укреплению органов и частей тела.

На это время планируйте все важные и ответственные мероприятия, все новые начинания, телефонные звонки и деловые письма, они получаются более убедительно. Благоприятным для здоровья считается рождение на растущей Луне и в новолуние.

В период убывающей Луны жизнеспособность организма снижается. Человек менее активен, быстрее устает, реакция у него понижена, дела продвигаются с трудом. На этот период планируйте уже налаженные и не требующие особых усилий дела. Это время наиболее благоприятно К, сожалению, лунный месяц не совпадает с нашим обычным календарем. Например, новолуние в мае 2011 года было 3 мая, а не первого.

Соответственно, активных продаж в период с 1 по 5 мая ожидать не стоило. Если Вы примените вышеприведенную методику распределения плана понедельно с учетом «мертвой зоны» между неделями, Вы будете достигать требуемых результатов от торговых представителей согласно принципам природосообразности без приложения дополнительных усилий.

В данном случае понятно, что если ключевые точки срабатывают 2 раза в месяц, то активно  работать с ними мае надо в период с 9 по 14 мая, а «добирать остатки» по ним в период с 23 по 30 мая.

Если же точка срабатывает один раз в месяц, то желательно с ней работать в период с 12 по 16 мая.

Конечно, многие вещи мы делаем интуитивно, не обращая внимания на «какие-то там» лунные циклы. Однако, если посмотрите статистику продаж Вашего торгового отдела, то будете удивлены, насколько циклы продаж совпадают с месячными биоритмами.

Не проще ли их учитывать, особенно прогнозируя деятельность работников в неблагоприятные периоды?

Конечно, учет биоритмов помогает нам качественно спланировать рабочее время организации. Но и это не является панацеей, потому что у каждого из нас есть свой психотип, который, как ни странно, напрямую связан с управлением временем.

Например, руководитель сам ведет ежедневник, у него все находится под контролем, и того же он требует от подчиненных. Но, находятся один – два помощника, которым никак не удается вести этот «пресловутый» ежедневник. Они честно пытаются это делать, но всего лишь … неделю - другую, а потом все возвращается на круги своя. Более того, если один из этих помощников становится руководителем, ежедневникам, хронометражам, своевременно выставляемым планам, вовремя написанным отчетам приходит конец. И при этом, ко всеобщему удивлению, продажи растут!

Может быть, ежедневники, планы и т.д. – не нужны? Давайте не будем торопиться с выводами, а посмотрим на проблему «Тайм-менеджмента» с другой стороны, со стороны психотипов, которыми активно занимается Типоведение.

Все дело в том, что каждый из нас руководствуется своим восприятием мира и взаимодействием с ним, способами обработки информации, своими методами решения проблем, а также  стилем поведения.

Классификация психотипов достаточно проста – их всего 16. Образуются они следующим образом:

Понятно, что все четыре характеристики у каждого человека присутствуют. Однако сочетания их могут быть различными. Таких сочетаний может быть 16.

В Типоведении приняты следующие обозначения:

E – Экстраверт;

I – Интроверт;

S – Сенсорик;

N – Интуит;

L – Логик;

F – Этик;

J – Рационал;

P – Иррационал.

Тогда психотип, которому человек отдает предпочтение, будет обозначаться в соответствии с предпочитаемыми им характеристиками 4-мя буквами, например, ESTJ,  ISTJ, ENFP и т.д..
Конечно, это всего лишь предпочтения, но именно они помогают нам понять мотивацию и поведение другого человека и не требовать от него непосильных трудов.
Типоведение – это психологическая система, способная объяснять скорее «нормальное» поведение, чем отклонения от нормы. Ни «хороших», ни «плохих» типов нет: есть лишь индивидуальные различия.

Когда кто-то из нас собирается с мыслями, другой может счесть это за нерешительность.
Вы любите думать вслух, а кто-то усмотрит в этом лишь тупость.

А в чужом стремлении идти в ногу с переменами кто-то может увидеть собственную тенденцию торопить события.

Подобные различия в стиле поведения могут привести к взаимному непониманию  и породить взаимные обиды. А между тем оказываются уязвлёнными чьи-то чувства, рушится налаженное взаимодействие и пышным цветом расцветают болезни, нарушающие привычный организационный ритм.

Все, что связано с работой, пребывает в постоянном движении: технологии, язык, профессиональные обязанности, деловая этика, а подчас и личность самих работников.
Способность некоторых компаний выживать и даже процветать в подвижном рынке напрямую обусловлена степенью эффективности общения между персоналом и его руководством.

Я имею в виду вовсе не открытый и честный обмен мнениями и не возможность завязать тёплую дружбу с начальником, коллегой или подчинённым. Я говорю лишь о том, чтобы заставить многочисленные индивидуальные различия между людьми приносить пользу, а не превращать их в препятствие.

В следующем номере мы вместе с Вами кратко рассмотрим основные различия и более подробно остановимся на взаимосвязи характеристики «Стиль поведения» и управлении временем, а также способах работы с этой взаимосвязью в практической деятельности.

Зачастую руководители, находясь в рабочем процессе управленческой деятельности, не могут остановиться и посмотреть на свою организацию со стороны, «встать над процессом». В связи с этим возникают поспешные решения, которые проявляются в организационных сбоях. Думаю, использование  инструментов Тайм – менеджмента поможет нам избежать подобного рода ошибки: для этого они и предназначены. Чтобы грамотно использовать инструменты Тайм – менеджмента, необходимо учитывать предпочитаемый Вами психотип и психотипы Ваших сотрудников. В этом номере мы вместе с Вами кратко рассмотрим основные различия психотипов.

Чтобы четче понять различия в предпочтениях того или иного психотипа рассмотрю их попарно:

Экстраверсия (E) – интроверсия (I), эта пара характеризует взаимоотношения с внешним миром;

Сенсорика (S)– интуиция (N), эта пара характеризует способы сбора информации;

Логика (T)– этика (F), эта пара характеризует стили принятия решения;

Рациональность (J)– Иррациональность (P), эта пара характеризует стили поведения.

Начну обзор различий с экстраверсии – интроверсии.

Как мы рассмотрели в предыдущей статье, эти характеристики отражают предпочтения во взаимодействии с внешним миром.

Экстраверты и интроверты смотрят на проблемы взаимодействия с внешним миром с полярно противоположных позиций, что порождает массу проблем, потому что  свои собственные потребности (соответственно, в размышлении и в разговоре) для них настолько очевидны, что им кажется, будто другие должны это понимать. Как и во многих других случаях непонимания, они вступают в противостояние и вместо того чтобы работать как партнеры, они работают друг против друга.

Итак, экстраверты:

– Контактны, их легко увлекает общение с окружающими.

- Любят поболтать. Их мнение непременно должно быть услышано.

- Нуждаются в слишком большем количестве поддержки, одобрений  и поощрений окружающих.

- Успешнее решают проблемы, когда обсуждают их с кем-нибудь (сам не уверен, пока не услышит мнение другого.

- Хорошо развита устная речь. 

А вот интроверты:

- Предпочитают компанию  близких людей. В одиночестве принимают взвешенные решения.

- На размышление тратят больше времени, чем на разговоры об этом. Их преимущество: думать можно всюду.

– Прекрасно умеют слушать. Не прерывают окружающих, ждут своей очереди говорить.

- Помехоустойчивы. Легко переносят длительные кризисы.

– Их молчаливость будет способствовать снижению накала страстей в конфликте. 

- Конфиденциальность они Вам гарантируют, это точно.

- Хорошо развита письменная речь.

Следующая пара – сенсорика – интуиция. Посредством этих предпочтений мы получаем информацию.

Определяет, как человек собирает информацию об окружающем его мире – буквально и последовательно (сенсорика) или же образно и спонтанно (интуиция). Если два человека получают информацию по-разному, то их общение рискует зайти в тупик. Обычный диалог сенсорика с интуитом: «А мне казалось, ты сказал, что вернёшься через минуту». – «Но я не думал, что ты поймёшь меня буквально». Основные разногласия связаны с термином «ДОСТИЖИМОСТЬ ЦЕЛИ».

Итак, сенсорики:

– Стрессоустойчивы при кратковременных стрессах. Умеют сохранять хладнокровие в ситуациях, когда все вокруг выходят из себя.

- Стиль получения информации: практический, ориентированный на актуальность для настоящего момента, благодаря чему впоследствии  получают отличные практические, ощутимые результаты.

- Опираются на факты и практические подробности, которые будут вспоминать и скрупулёзно исследовать.

- Для них  дерево – это и есть дерево, факт есть факт: сведениям доверяют лишь тем, которые можно увидеть, услышать, потрогать, понюхать.

- Все воспринимают буквально. Поэтому понятия «Командная работа» для них практически не существует.

- На них можно положиться, если есть возможность реализации их опыта и при передаче точных инструкций.

- Ярко выражена функция менеджмента –КОНТРОЛЬ.

А вот интуит:

- Стрессонеустойчив.

- Стиль получения информации: теоретический, ориентированный на будущее.  Получают информацию, основываясь на абстрактном мышлении. Могут найти сто ответов на один и тот же вопрос: «Который час».

- Им важен смысл  (суть) воспринятой ими информации. Они задают массу вопросов, чтобы от общего перейти к частному.

- Для них дерево – это часть системы, органичного целого под названием «лес». Поэтому легко могут, опираясь на общие сведения, выстроить систему. Именно они лимон могут превратить в лимонад.

- Способность к системному, стратегическому мышлению. Аналитические способности. Изобретательность. Видят возможности, связанные с другими идеями, перспективами и закономерностями. 

- Стремление развивать свое окружение, совершенствовать систему.

- Ярко выражена функция менеджмента – Планирование.

Следующая пара: логика - этика. Посредством этих предпочтений мы принимаем решения.
Получив информацию, Вы испытаете потребность принять то или иное решение, как действовать. В отличие от информационной функции (S\N), функция решения является более «завершённой» и требует сосредоточенности. Человека характеризуют не столько решения, которые он принимает, сколько способ принятия этих решений: объективный или субъективный.

Логики ориентированы на дело, когда нужно на что-то решиться, а этики отдают себе отчёт в том, как это решение в конечном счёте повлияет на окружающих. В конечном итоге логико-этические (ценностные) разногласия - основная причина конфликтов в общении.

Итак, логики.

- Смотрят на жизнь как на совокупность требующих решения проблем. Конфликт – это необходимый процесс. Реагирует на него вопросами: «Что здесь неладно?», «Как можно улучшить этот показатель или продукт?», «Что требуется исправить?» или «Кто в первую очередь во всем виноват?» Первыми стремятся решительно браться за стрессовые ситуации, чтобы нейтрализовать стресс и вернуться в накатанную колею.

- Логическое мышление.

- Они будут преданы цели, однако согласие с ней  они не считают обязательным, но оптимально ресурсы должны быть . просчитаны.

- Основные вопросы, которые они используют, это  «что» и «как».

- Они умеют отстраниться от проблемы, чтобы взглянуть на неё объективно.

- Не слишком погружаются в эмоции. «Хватит эмоций, займемся делом».

– Лучше запоминают числа и схемы, чем лица и имена людей.

- Для них стресс коренится во всем, что бьёт по их способности сохранять объективность, а именно в эмоциях.

- Им свойственно помещать подобные неприятные дела в число наиболее приоритетных.

А вот этик:

- Предпочитают гармонию, ясность в межличностных отношениях. Их решения ориентированы на сохранение психологического микроклимата. В решении проблем - они барометр изменений, которые возникают в межличностных отношениях.

- Считают, что «правильное решение» – это то, которое учитывает чувства других людей.

- Предназначение цели– это установление гармонии. Цель должна учитывать потребности всех, кто с ней так или иначе связан (как тех, кто должен её воплотить, так и тех, на кого она окажет воздействие).

- Этики в основном ставят перед собой вопрос «кто?» и «как?»

- Могут точно предугадывать реакции людей и их ценности.

- Умеют ставить себя на место другого человека. Для них характерны слова- «гармония», «сердечность», «обстоятельства»

- Предпочитают реализовывать себя  через отношения с людьми, уделяя внимание субъективным человеческим ценностям.

–  Развита зрительная память на лица, впечатываются не столько слова, сколько  отношение других к информации.

- Не переносят неприятные встречи, им свойственно оставлять их на потом, постоянно перемещать их на другой день либо ставить в конец дня. Уход от таких встреч – обычная для них тактика. 

«Будь честен перед самим собой» – таков их девиз.

Следующая пара – рациональность – иррациональность - обнаруживает прямую связь со временем, и, соответственно, с разными инструментами Тайм - менеджмента.

Рационалы склоны указывать направление развития, а иррационалы склонны предоставлять свободу выбора.

Итак, рационалы.

- Живут упорядоченно, методично и размеренно,

- Планируют свою работу, а затем работают над своими планами, поcлeдoвaтeльнo воплощая любые проекты (даже завтрак).

- В любом деле для них существует «правильный» и «неправильный» способ работать.

- Решительные и предусмотрительные люди, способные без напряжения реализовывать решения.

- Во всем любят законченность и определённость. «Так сказал директор, я с этим согласен, значит, вопрос решён».

- Стиль речи можно охарактеризовать как директивный и самоуверенный.

- Им свойственно демонстрировать в речи свою правоту или непреклонность, даже когда они не знают, правы они или нет.

- Если коротко, это: Твердость, Решительность, Прочность, Закрытость для новой информации.

Планирование, Структура, Определенность. График. Твердые сроки. Четкие формулировки.
Из этих сильных сторон предпочтения рационалов  вытекают и слабые стороны обладателей этих предпочтений:

- Поспешные формальные действия в силу его склонности слишком быстро ставить все точки над «i».
Практически неспособны изменять ранее принятые решения. «Лучше эффективно достичь неверной цели, чем вообще ничего не достичь».

- Завершение процесса видится им более важным, чем качество решения.

- Инициатива блокируется, если способна изменить ранее принятые решения (если этого не сказал директор). Любые незапланированные перемены они встречают в штыки, а это часто может быть истолковано как проявление гнева или несогласия.

- Их раздражают иррационалы своим хаотически-беспечным  отношением к жизненно важным   вопросам и планам.

- Подвергаются стрессам при  неопределенности в работе либо в непредвиденных ситуациях (чье

– либо опоздание). Склонность контролировать свое – а заодно и чужое время. Готовы выиграть сражение, но проиграть войну.

А вот иррационалы:

- Создают вокруг себя обстановку, позволяющую быть гибким, спонтанным и помогающую  приспосабливаться и реагировать в самых разных ситуациях.

- Предпочитают тактику «поживём – увидим»: они выжидают, если им надо выполнить какое-либо задание, определиться с планами на день и предоставляют выбор другим.

- Умеют действовать по ситуации. Отличаются склонностью к острому ее восприятию.

- Среди методов их работы часто оказывается поиск новых путей выполнения заданий.

- Умеют легко и раскованно общаться, любознательны, а также хорошо приспосабливаются и любят повеселиться.

- Задают много вопросов.

- Их краткая характеристика: Гибкость,  Выжидательность. Приспособляемость, Незаконченность

- Открытость для новой информации. Свобода. Экспериментирование. Спонтанность. Никаких твердых сроков.

Если Вы из каждой пары предпочтений выберете те предпочтения, которые Вам близки, получится психотип, присущий Вам. Речь идет именно о предпочтениях, потому что по мере необходимости мы можем действовать и не в соответствии с психотипом. Но природой так заложено, что все мы движемся по пути наименьшего сопротивления, а значит в силу привычки, в соответствевии с предпочтениями.

Чтобы рассмотреть особенности управления временем для рационалов и иррационалов, остановлюсь вкратце на их слабой стороне.

Иррационалы. Если Вы создали вокруг себя обстановку, позволяющую вам быть гибким, спонтанным и помогающую  приспосабливаться и реагировать в разных ситуациях, если принятие решений и следование им повергает вас в уныние, то судя по всему, Вы – иррационал.
Иррационалы, слабые стороны: 

• Для них характерна спонтанность, гибкость  в действиях. Они сами не знают и не хотят знать, что будут делать сегодня, через неделю, месяц… Зачем составлять план, если по ходу дня будет куча распоряжений, о которых вообще никто не знает! Просто каждый день для них удивителен и представляет интерес. Можно сказать, что они живут одним днём.

• Все своё время воспринимают как свободное, могут переделывать то, что уже явно сделано. Время не является для них стрессом, его очень много. Нельзя сказать, что они его не чувствуют, просто, если отчетность надо сдать 15 числа, а сегодня – 14, для них это означает, что еще «куча» времени до сдачи отчетности. А вот пятнадцатого…- аврал, праздник! Полная концентрация внимания, собранность, работа с 5-ти утра до 12 ночи и без пяти 12 – отчет будет отправлен. Конечно, может случиться и форс-мажор (электронная почта не работает). Именно для иррационалов введена отсрочка предоставления налоговой отчетности.

• Иррационалы в большинстве случаев предпочитают тактику «поживём – увидим»: они выжидают, если им надо выполнить какое-либо задание, решить проблему или определиться с планами на день.

• Откладывают практически все дела, требующие от них самоорганизации, кропотливости. Предположим, иррационалу поручили подготовить совещание. Он – в процессе подготовки. Но тут приходит директор и объявляет, что ему надо срочно уехать в командировку. Радости иррационала нет предела, и он с удовольствием тут же переключается на более интересное занятие – анализ продаж по торговым представителям за прошедший день.

• Крайность: практически не способны быстро принимать решения по действию либо исполнению заданий руководителя (пусть отлежится, вдруг завтра это уже не будет нужно?). Даже выработав план действий, они будут и после этого придумывать варианты новых планов благодаря потоку новых сведений. Вернемся к подготовке совещания. Предположим, он составляет список приглашенных. Встает вопрос, приглашать ли заместителя главного бухгалтера. Вот ход его мыслей:

1.Если встанет вопрос о дебиторской задолженности, то приглашу.

2. Но ведь совещание посвящено кредиторской задолженности, при чем тут дебиторка?

3. Но если будут рассматривать варианты погашения кредиторской задолженности, вдруг всплывет вопрос о погашении дебиторской задолженности? и т.д.)

Как видите, этот бесконечный процесс не позволяет иррационалу осуществить быстрый выбор, конечно, если не поджимает время. Как только подходит срок действовать, выбирается любой вариант.

• Стресс часто нарастает прямо пропорционально рутинному характеру деятельности (хотя бы ведение ежедневника). Посмотрите их ежедневники – Вы будете удивлены. Там будет все – от абстрактных рисунков до записочек, написанных на собраниях, но никак не ежедневный список дел, которые у рационалов аккуратно вычеркиваются! Да, будут попадаться и поставленные задачи, но только в те дни, когда руководитель будет это контролировать, а потом опять рисуночки-записочки. Они терпеть не могут тренинги по Тайм – менеджменту, так как именно для них они бесполезны в том виде, в каком существуют в настоящее время.

• Испытывают стресс, если все строго «разложено по полочкам» и нет возможности отклониться не то что от плана, даже от инструкции. Особенно если в организации строго соблюдается субординация.

• Их часто считают несобранными, неорганизованными людьми без ощущения цели, которые начинают больше дел, чем способны закончить. Хотя это не так. В случае, когда они почувствовали, что цель не перспективная, она перестает для них представлять интерес. Но если к цели продолжает сохраняться интерес, они готовы к изменениям любого рода и предложению вариантов по отработке этих изменений, лишь бы достичь цели. Ради качества результата они готовы на все!

• Посмотрите на их рабочий стол: кучи наваленных бумаг, что означает «потом посмотрю». Другим кажется, что это просто бардак. На самом деле иррационал прекрасно в нем разбирается и в секунду найдет в этом хаосе нужный документ, если только кому-либо не вздумается навести порядок на его столе. После этого он будет возмущен до предела, а уж что-либо найти в этом «порядке» точно не сможет.

• Хотя никто лучше иррационалов не способен действовать по ситуации, они все-таки  испытывают потребность в рационалах, чтобы те в разумной степени организовали их жизнь и придали ей упорядоченность.

Итак, краткий портрет иррационала: Незаконченность. Выжидательность. Гибкость. Приспособляемость. Открытость. Свобода. Поток. Экспериментирование. Спонтанность. Никаких твердых сроков, графиков, субординации.

Рационалы. Если среда, которую вы создали вокруг себя, отличается упорядоченностью и укладывается в графики, схемы и планы так, что вы вполне контролируете её, и если вы решительный и предусмотрительный человек, способный принимать быстрые решения без особого напряжения, то можно утверждать, что вы - рационал.
Рационалы, слабые стороны: 

• - Для рационалов в любом деле существует «правильный» и «неправильный» способ работать. Их девиз: «Нам некогда делать это как следует – у нас хватает времени лишь на то, чтобы потом все переделывать». И это для них  правильно! Неправильно – любые изменения либо отклонения от планов.

• - Крайность: рационалы – практически неспособны изменять ранее принятые решения. Даже если уже всем очевидно, что решение неверное, рационал все равно будет воплощать его в жизнь, пока не получит результат, пусть даже негативный. Любят доводить дело до конца, чтобы впоследствии можно было скинуть его со счётов, вычеркнуть из ежедневника. И совсем не важно качество результата! Главное, что вовремя!

• – Просыпаясь утром, уже точно знают, как пройдёт день: есть распорядок, и точно придерживаются его. Даже на работу они ходят по одному маршруту в одном темпе и настроении. Но если что-то пойдёт не так, как было задумано, это выбивает их из колеи.

• - Времени рационалам всегда не хватает. Они живут в постоянном напряжении. Их ежедневник заполнен до отказа задачами, телефонами, адресами, графиками. Выполненные задачи вычеркиваются, в графиках можно проследить, на каком этапе находится исполнение проекта. Практически всегда они испытывают временной стресс, так как жизнь подкидывает незапланированные задачи. По сути, время для них структурировано до минуты. Это для них существуют тренинги по Тайм – менеджменту!

• - Зачастую развивают бурную деятельность, двигаясь в неверном направлении. Предположим, кто-то (руководитель) просто для  обсуждения выдвинул идею. Рационал уже берется за телефон, садится в машину и т.д., приняв эту идею за задание, которое надо немедленно воплотить в жизнь.

• - Несмотря на свои лидерские качества, он может навлечь на себя неприятности, если его склонность держать все под контролем, планировать и ограничивать помешает ему проанализировать новые сведения, требующие корректировки намеченного направления.

• - Когда рационал форсирует работу над новым проектом с целью закончить его вовремя, его напор может пересилить неуверенность того или иного коллектива, члены которого, будь у них достаточно времени для экспериментов, могли бы отыскать важную причину для того, чтобы сбавить темпы работ. В этом отношении рационал, чьи достоинства перешли в крайности, может с успехом выиграть сражение, но проиграть войну.

• - Руководство, построенное ими на жёстких указаниях, часто порождает атмосферу подчинения (подчинённые выполняют указания руководителя, потому что им так велели).

• – Процветают в условиях порядка: есть специальный порядок для всего, что лежит на столе, находится в папках либо висит на стене. Отводят всему своё место и не успокаиваются до тех пор, пока все не окажется на своих местах. Порядок – прежде всего! Если у кого-то беспорядок (иррационал) – это просто безобразие! Стоит  иррационалу уехать, допустим, в командировку, он с удовольствием наведет порядок на его столе..

• – Не любит сюрпризы и старается довести это до сведения всех и каждого. Предположим, рационал назначил встречу на 17-00. Приглашенный в 16-30 уже стоит под дверью. Даже если он сам ничем в это время не занят, он все равно начнет встречу в 17-00 (как договаривались). Сжимать время он просто не в состоянии. Если за кем и закрепляется имидж ворчуна, критикана – так это за рационалом.

• - Стресс у них всегда вызывают люди, которые опаздывают (не укладываются в его график), изменения (даже незначительные), из-за которых он вынужден менять свои планы и не укладываться в четкие временные границы, из-за чего каждый день работает не по 8 часов, а по 12.

Итак, краткий портрет рационала: Твердость. Решительность. Прочность. Контроль. Закрытость для всего нового. Планирование. Структура. Определенность. График. Твердые сроки

Вывод. Если вы иррационал, то вашим неотъемлемым свойством является поиск вариантов. Ваше творческое мышление и динамичность – вот ваш вклад в общее дело. Если вам предстоит провести обмен мнениями, позаботьтесь о том, чтобы рядом с вами было как можно больше иррационалов.

Часто иррационал яснее понимает, чего он не хочет, чем что ему хочется. Поэтому в любой ситуации принятия решения важно помочь ему во всем разобраться. Они принимают решения методом исключения.

Вольготное обращение со временем требует иных инструментов Тайм-менеджмента, нежели для рационала.

Если вы рационал, то обладаете склонностью критиковать и жаловаться. Рационал жалуется на все подряд, даже на то, что он любит и хочет делать. Не стоит воспринимать критику рационала как признак неодобрения. Возможно, он реагирует так на какие-то другие факторы, например, на то, что ваша просьба отвлекла его от занятия, которым он был в тот момент занят.
Когда вы излагаете рационалу новую идею, используйте такую тактику: выложите ему свои мысли, затем оставьте его в покое и позже вернитесь, чтобы обсудить идею. Это даст рационалу время для критики (по крайней мере, внутренней), прежде чем он составит перечень достоинств этой идеи, которые он мог бы затем использовать.

Строгое трепетное обращение  со временем требует иных инструментов Тайм-менеджмента, нежели для иррационала.

Переходя к такой области, как управление тем временем, к которому мы привыкли (Хронос), мы оказываемся во владениях рационалов – здесь им нет равных. И большинство трудностей управления этим временем коренится в различиях между рациональным и иррациональным предпочтениями.

Начиная ещё с начальной школы, все преимущества достаются тем, кто вовремя сдаёт домашние задания и выполняет контрольные работы и другие задания «по часам». Награда ждёт того, кто сделает что-либо во время, а не того, кто сделает хорошо. А те, кто опаздывает, независимо от качества своей работы, получает лишь наказания.

Тех, кто умеет управлять своим временем, поощряют авиакомпании, предоставляющие особые скидки за заблаговременный заказ билетов. Чем активнее вы планируете своё время и управляете им, тем больше самых разнообразных поощрений вы можете ждать от нашего живущего по часам мира.

Банки предлагают более выгодный процент тем, кто умеет эффективно планировать и может поместить свой вклад на длительный период времени.

Учитесь успевать к срокам и быть пунктуальным, и, быть может, вы далеко пойдёте, даже если вы человек со средними способностями.

Принимая во внимание то, что сутки содержат ограниченное количество часов (а в рабочем дне их ещё меньше), те, кто эффективно использует своё время, получают преимущества.
Вот три важнейших момента, которые в этой связи следует запомнить:

• – Мы откладываем те дела, которые связаны с нашими неприоритетными типологическими свойствами.

• – Следует усвоить, что каждый из нас испытывает естественную потребность либо контролировать своё время, либо приспосабливаться к его течению. Многие трудности с управлением времени могут быть решены, если типы личности, склонные к адаптации, будут чаще контролировать своё время, а те типы личности, которые склонны к контролю времени – чаще приспосабливаться к его ходу.

• – Не пытайтесь никого изменить. Тот, кто привык приспосабливаться, никогда не обретёт склонность к контролю над временем, и наоборот.

Однако будет полезно научиться несколько изменить свой подход ко времени. Если кто-либо проявляет стремление к этому, поддержите его, а если этого не происходит – уважайте его индивидуальность. Ведь кроме времени «Хронос»  есть еще время «Кайрос», которым эффективно овладевают иррационалы и о котором даже не подозревают рационалы!

Переходя к такой области, как управление временем, надо отметить, что большинство трудностей управления им коренится в различиях между рациональным и иррациональным предпочтениями, потому что именно предпочтения по этой дихотомии определяют стиль поведения.

Связано это с тем, что мало кто из тренеров, составляя программы по тайм – менеджменту, учитывают особенности отношения ко времени иррационалов, которые живут, я бы сказала, в другом его измерении.

Дело в том,  что само время также имеет две разновидности: помимо времени Хронос, есть еще время  Кайрос.

Время, к которому мы привыкли, называется временем Хронос.
Время Хронос – это греческое слово, обозначающее хронологическое время.
Хронологическое время - линейное и последовательное, совпадающее с календарем. Каждая секунда стоит не больше и не меньше любой другой секунды. Ритм нашей жизни, в сущности, диктуется тиканьем часов. Хронос  по сути является количественной характеристикой времени.
Но как же быть с разрывами во времени, переломными моментами, кризисами, временными сгустками, когда 10-минутное стояние в очереди  воспринимается нами как «целый час простояла», а часовое свидание с любимым человеком кажется всего лишь 10-минутным?? Как раз в такие промежутки времени в свои права вступает время Кайрос. Время Кайрос - это греческое слово, обозначающее «время между», момент в неопределённый период времени, когда происходит нечто особенное, необычное, к чему мы не привыкли.

Когда Вы спрашиваете: «Хорошо провели время?», Вы не имеете в виду, сколько хронологического времени было потрачено, а подразумеваете ценность, качество этого промежутка времени.
Время Кайрос нелинейно. Качественное время, которое нельзя измерить, чрезвычайное время случается посреди обычного времени-хроноса. В эти моменты жизни  необходима максимальная концентрация внимания, сил, иначе момент будет упущен и его уже не удастся вернуть. И если возможностью пренебрегают, то впоследствии  начинают остро осознавать, что время  вернуть невозможно, оно утекло. Именно время Кайрос позволяет нам прийти к осознанию необратимости времени, со временем Хронос такого не происходит.

Выражение «упущенная выгода» означает, что в нужный момент не было должной концентрации усилий, из-за чего уже невозможно исправить возникшую в будущем ситуацию должным образом.
Временем Хронос отлично владеют  рационалы – здесь им нет равных.

Начиная ещё с начальной школы, все преимущества достаются тем, кто вовремя сдаёт домашние задания и выполняет контрольные работы и другие задания «по часам». Награда ждёт того, кто сделает что-либо во время, а не того, кто сделает хорошо. А те, кто опаздывает, независимо от качества своей работы, получают лишь наказания. Об этом мы говорили в предыдущей статье журнала «Бизнес-Курьер».

А вот временем Кайрос отлично владеют  иррационалы – здесь им нет равных.

Они не воспринимают хронологическое время как данность, практически игнорируют его. Но их «конек» - умение действовать по ситуации, мобилизоваться в ситуациях цейтнота и аврала.

На практике изменить привычку рационалов жить в линейном времени невозможно, да и нет необходимости. Ведь мы уже включены в отношения, которые предполагают некую последовательность действий, составление планов и обязательства по их выполнению.
Равно, как и невозможно изменить привычку иррационалов действовать «от случая к случаю».
Думаю, высший пилотаж  управленца состоит в том, чтобы совместить оба времени в единую систему и эффективно использовать ее в своей деятельности (как рационалам, так и иррационалам). Для этого необходимо развивать особое чутьё на моменты своевременного переключения с одного времени на другое.

Основателем российского Тайм – менеджмента, которому удалось разработать эффективную технологию управления временной системой, я лично считаю  Глеба Архангельского, которому признательна до глубины души за системность, логичность, практичность и доступность изложения материала для широкого круга читателей.

О том,  как планировать и обращаться со временем Хронос рациональным способом, есть масса литературы для самостоятельного прочтения и особого труда она не вызовет. Большинство тренингов также рассчитано исключительно на рационалов. Возьмите хотя бы работу с обычными ежедневниками, планерками и т.д.

Предлагаю более детально остановиться на управлении временем иррациональным способом, именно им необходимо овладеть как рационалам, так и иррационалам.

Одним из иррациональных способов управления временем Кайрос является контекстное управление временем, которое основано на методе структурированного внимания.

Метод структурирования внимания заключается в том, что между структурой задач и структурой времени вводится «посредник» – система структурирования внимания, позволяющая вспоминать о «контекстных делах» при появлении соответствующего «контекста», и тем самым снимающая противоречие между жесткостью плана и изменчивостью обстоятельств.

Метод структурирования внимания подразумевает решение следующих проблем:

• Перегруженность сознания огромным количеством больших и маленьких дел;

• Огромное количество дел не являются жестко привязанными к времени;

• Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом;

• Ежедневно возникают внезапные обстоятельства, которые сводят на «нет» любой  жесткий  план;

• Очень трудно вспоминать о нужных делах в нужное время, в нужном контексте;

• Принцип «Каждая вещь должна знать свое место»  - не работает;

• И, конечно же, трудность выбора приоритета задачи.

Каждый из нас из своего опыта знает, что те задачи, которые «крутятся в голове» и которые мы пытаемся решать, принадлежат области сознания. Например, срочно надо позвонить Сандугаш и важно договориться о встрече в 15-00 с Владимиром Николаевичем (Далее – В.Н.). Предположим, обоим  Вы звоните уже полчаса, дозвониться не можете, обе задачи «не выходят у Вас из головы» - тогда они лежат в области сознания.

Те идеи, проекты, которые еще пока «сырые», не требуют того, чтобы им уделялось время, Вы о них практически не думаете, а возвращаетесь к их проработке от случая к случаю, например, создание рекламного видеоролика или своего сайта – они «дозревают» в области подсознания.

Но есть еще такие задачи, которые находятся ни в сознании, ни в подсознании. Например, Вам надо купить домой торт. Это должно произойти сегодня, но исключительно тогда, когда вы по пути домой заедете в свой любимый магазин. Эта задача не лежит в области сознания (Вы о ней не думаете в течение дня), но также не лежит и в подсознании (если она окажется в подсознании, мы рискуем остаться без торта сегодня вечером).

Логично предположить, что в  структуре человеческой психики помимо областей сознания и подсознания есть еще область, находящаяся между ними – предсознание, куда мы и помещаем задачу с тортом. Она нас не беспокоит в течение дня, но когда Вы заходите в магазин, Вы легко о торте вспоминаете и покупаете.

Так вот, удивительно то, что сознание (область 1) способно контролировать исключительно 1 объект (задачу). Все действия мы совершаем исключительно в соответствии с задачей, лежащей в этой области. Представляете, что с нами происходит, если мы умудряемся  в этой области удерживать две (звонки Сандугаш и Владимиру Николаевичу).  А ведь на эти звонки мы уделяли в своем ежедневнике 5 минут, а оказалось, что прошло уже  полчаса, результата нет и не предвидится, надо уже выполнять следующую работу. Даже несмотря на то, что иррационалу это по силам и он с легкостью ветерка переключается с задачи на задачу, тем не менее, бесконечные метания сделать и то и сё приводят к тому, что не делается ни то, ни сё! Будет ли при этом качественный результат? Наверняка, приведенные в примере 2 звонка переложатся на следующий день.

Итак, в области сознания должна лежать единственная задача, которая является самой важной и самой срочной! Если это звонок Сандугаш, находите любые другие контакты, чтобы связаться с ней, либо передать для нее информацию.

Предсознание (область 2) -7+-2 объекта (помните, что оптимальное количество членов в команде именно такое? Теперь Вы понимаете, почему). Это задачи либо срочные, но не важные, либо важные, но не срочные. В нашем примере – это договор о встрече с Владимиром Николаевичем (встреча – в 15-00, есть время выйти с ним на связь) и покупка торта.

Подсознание (область 3) – работает с бесконечным количеством объектов. В основном этой области принадлежат стратегические задачи, важные, но не срочные (создание видеоролика, сайта).

Каждой области сознания соответствует своя специфическая область внимания.
Фокус внимания — область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находится только один объект (задача) — тот, с которым вы непосредственно работаете.
Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7+-2 объекта, необходимых вам для работы или для памяти.

Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Искусство эффективного управления временем - концентрироваться на одной задаче, имея в виду несколько и забыв обо всех прочих.

Все, что для этого нужно, это:

• создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между уровнями сознания;

• все дела и мысли должны быть материализованы (записаны), вынесены за пределы мозга для его разгрузки.

Главное — жестко придерживаться правил перемещения задач через границы. Это даст гарантию того, что вы вспомните о нужном деле в нужное время, не тратя слишком много сил на наведение порядка. При этом голова у вас будет всегда свободна для мыслей и творчества.

Система, позволяющая вводить в поле зрения нужные дела в нужное время, и называется системой структурирования внимания.

Итак, для перемещения задач через границы необходимо:

Первый шаг - определение задач, которые необходимо выполнить в течение соответствующего периода. Например: позвонить Сандугаш – сейчас, договориться о встрече с В.Н. – в промежуток до 13-00 (желательно, т.к. потом будет обед), купить торт – по маршруту домой.

Второй шаг – определение «контекстов», соответствующих задачам. Например, «когда буду в своем любимом магазине, загляну в кондитерский отдел»; «когда оказываюсь рядом с телефоном (мне звонят или я звоню) до 13-00, связываюсь с В.Н». Т.е., формируете ассоциацию: «магазин – торт», «телефон – В.Н.». Используйте краткие схематичные записи: 13-15 tВН – до 13-00 дозвониться до В.Н. и согласовать встречу на 15-00.

Третий шаг – определите правила переведения задач из «общего хранилища» в область ближайшего внимания, с тем, чтобы в нужный момент перевести их в область фокус  внимания и выполнить.

Например, до Сандугаш Вы дозвонились, проблема решена. Теперь важно дозвониться до В.Н., и этой задаче уделяем полное внимание, выбрав способ назначить встречу.

Общий вид таких правил: при таком-то изменении обстановки в соответствии с матрицей Эйзенхауэра (распределение задач по важности – срочности) перевести такую-то задачу из области 2 в область 1. Появление соответствующего «контекста» из области 2 в область 1 автоматически приводит к переключению сознания на нужную задачу. Если других задач не возникло, из области 3 перевести в область 2 часть задачи «создать видеоролик», а именно - выбрать его макет.

Таким образом,  СУТЬ метода структурирования внимания: определить оптимальные контексты для выполнения задач и построить удобную систему отслеживания этих контекстов и перемещения соответствующих дел в центр внимания.

Как применить контекстное управление временем к планированию, допустим, рабочего дня, в нашей практической деятельности?

Прежде всего, планирование дня должно свершиться накануне вечером, чтобы организм настроился на выполнение требуемых задач.

Далее, жесткому планированию дня для рационалов должно подлежать лишь 70 % рабочего времени (не более). Это позволит им избежать стресса, когда возникают форс-мажорные обстоятельства (невозможно дозвониться в течение 5-ти минут), остальные же задачи лежат в области контекстного планирования, и на это они должны отводить 30% рабочего времени (непредвиденное задание руководителя, встречи, на которые отводилось 30 минут, превратились в часовые встречи и т.д.).

Жесткому планированию дня для иррационалов должно подлежать лишь 30 % рабочего времени (не более).  Это время для совместных действий с рационалами. Остальное же время (70%) подлежит контекстному планированию. Таким образом, у них появляется дополнительное время на то, чтобы заставить себя выполнить ту или иную задачу своевременно.

Как видите, все очень просто. Понимание рационалами и иррационалами того, что необходимо сочетать в своей практике и управление временем Хронос, и управление временем Кайрос, требует от нас переформатирования нашего восприятия времени.

Для этого рационалы зарезервировали себе целых 30% рабочего кайросного времени, а иррационалы – 30% рабочего хронологического времени!

Моменту полноты времени предшествует особая настроенность и готовность действовать целенаправленно (но не тревога). Он становится возможным только благодаря открытости изменениям, смелости и чуткости, позволяющей их распознать.

Член межрегиональной общественной организации тренеров и консультантов
(МООТиК) «Интертренинг», г. Москва
Директор ТОО «ЦОРП «Консалтинг», О.П. Алина

Поделиться в соцсетях