Когда начинать автоматизацию?

Начинать новый год нужно с нового листа. И это актуально для любого вида деятельности... В частности, специфика внедрения программного обеспечения для учета предполагает, что новая технология учета будет использоваться с начала финансового периода.

А, как правило, финансовый период – 12 месяцев. И начало его совпадает с началом года. Это тот рубеж, с которого программный комплекс должен начать работать.

Но прежде, чем все начнет считать, необходимо пройти процессы подготовки, установки, настройки программы и, если используется новая технология, произвести обучение пользователей работе с новым продуктом. Все это наряду с подбором программного обеспечения и оборудования занимает некоторый период времени. Как правило, пользователи должны проходить подготовку, не останавливая свою текущую работу, плюс ко всему установки и настройки требуют дополнительных согласований со специалистами. А это в лучшем случае займет порядка 1-2 месяцев. Необходимо обратить внимание и на то, что начало нового финансового года, как правило, совпадает с периодом сдачи финансовой и налоговой отчетности, что накладывает отпечаток на работу финансового отдела, бухгалтерии. В этот период нагрузка и без внедрения достаточно высока. В связи с чем все работы по подготовке и запуску новой информационной системы целесообразно провести загодя. В период до середины декабря.

Подбор оборудования, программного обеспечения для решения задачи, а не наоборот!
Необходимо помнить и выполнять эту аксиому. Зачастую внедренцы сталкиваются с ситуацией, когда предприятие закупает компьютеры не под поставленную задачу, а под определенный бюджет или, руководствуясь чьим-то мнением, а не фактической потребностью. Так, например, для бухгалтерии закупаются компьютеры с параметрами игровой машины – высокоскоростные, с большим объемом оперативной памяти, высокопроизводительной видеокартой, акустическими системами, в результате высокая цена на компьютер, загруженный на 5-10% его мощности, не оправдывает вложений. Другая крайность, когда дизайнерское рабочее место комплектуется бюджетным решением по принципу: а зачем ему дорогой компьютер, он ведь просто рисует? В результате временные затраты на обработку изображения увеличиваются в 2-3 раза, эффективность работы специалиста снижается при тех же затратах на заработную плату, что приводит к снижению финансовых показателей предприятия.

Мы рассмотрели здесь 2 крайности при выборе оборудования, но, к сожалению, они самые распространенные. Требования к оборудованию должны определяться после того, как поставлены цели и определены способы решения поставленных задач, сделан выбор программного обеспечения. Помните, требования программного обеспечения играют решающую роль при выборе оборудования.

Бюджет проекта определяется исходя из стоимости программного обеспечения и оборудования. Стоимость работ и сроки выполнения согласовываются после подготовки технического задания. Реализация проекта зависит как от исполнителя, так и от заказчика. Но кроме этих 2-х сторон существуют факторы, влияющие на сроки исполнения проекта: подрядчики, курс валют, изменения в законодательстве, нас-троение сотрудников, ответственных за внедрение с обеих сторон. Все это необходимо принять во внимание, прежде чем принимать решение о начале работ по проекту.

Итак, определиться с вопросом: идти в новый год с новым программным решением для автоматизации учета или переждать еще годик, - нужно уже в период с октября по ноябрь месяцы.

1С: Бухгалтерия 8.
РК, ВКО, г. Семей, ул. 8 Марта, 85
тел.: 8 (7222) 645-128, сот.: 8 777 276 34 43
e-mail: dnb@mail.ru

Поделиться в соцсетях