«Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занятому человеку…»

Цитата, предваряющая наши размышления, принадлежит Уинстону Черчиллю – человеку, безусловно, ценящему время. Но как человек, и без того занятой, может взять на себя дополнительные задачи? Дело в том, что занятые люди лучше всего владеют наукой тайм-менеджмента, видимо, поэтому при невероятной, казалось бы, загруженности они умудряются все успевать.

А, возможно, это просто привычка все успевать. Как же научиться всему вышеперечисленному? На это вопрос попытаемся найти на страницах очередного рецензируемого издания.

Жаль, но предприятий, производящих время, в мире пока еще не открыто. Не явил разум человеческий миру и аппарат для растягивания временных промежутков. Опыты по изобретению машины времени также не дали положительных результатов. Так что, сталкиваясь с проблемой нехватки времени, нам остается только одно – научиться рационализировать его использование.

Для начала необходимо усвоить одно: ВСЕ МЫ РАСПОЛАГАЕМ РАВНЫМ КОЛИЧЕСТВОМ ВРЕМЕНИ, у каждого в сутках 24 часа. А вот степень загруженности – у каждого своя. Однако, распределение степени загруженности каждого человека не всегда справедливо, и часто в этом виновен он сам. Есть возражения? Тогда прямо сейчас дайте ответы на следующие вопросы:

- Как часто Вы как руководитель берете на себя выполнение чьих-то обязанностей, просто потому, что знаете: Вы можете сделать это быстрее и лучше кого-то другого?

- Замечаете ли Вы, что этот кто-то постепенно садится Вам на шею, перекладывая свои обязанности на Вас?

- А потом признавали ли, что не успеваете сделать, собственно, свою работу и пытаетесь переложить ее на другого, притом этот другой с ней также справляется с трудом, поэтому Вам приходится и ему помогать?

Одним словом, первая ступень успешного тайм-менеджмента - просто перечитать свои должностные обязанности и начать четко следовать им. Тот, кто без Вашей помощи плохо справляется со своими обязанностями, так и не научится вверенному ему делу, если все время будет рассчитывать, что выедет на Ваших плечах.

Идем далее, Кеит Кинан просит вспомнить, попадали ли Вы в такие ситуации, когда Вы:

- дважды возвращались в одно и то же место из-за того, что забывали взять нужную вещь;

- выполняли только часть запланированного на день без видимой на то причины;

- удивлялись, как быстро пролетела лучшая половина дня - а мы ведь еще ничего не успели сделать;

- замечали, что список неотложных дел неуклонно растет;

- обнаруживали пополнение в списке «отложенного на потом»;

- тратили огромное количество времени на поиски какого-то предмета совсем не в том месте.

Вспомнили? Увидели в каких-то ситуациях себя? Замечательно! Ваш диагноз прост – отсутствие самоорганизации. Его признаки:

- Выполнение лишних действий;

- Воровство чужого времени;

- Страх перед сложными задачами;

- Несерьезное отношение к срокам сдачи работ;

- Отсутствие планирования;

- Отсутствие разграничений между первоочередными, важными и второстепенными делами.

Пройдемся по каждому пункту внимательнее.

В Вашей памяти, наверняка, найдется пару примеров, когда Вы ловили себя на мысли, что выполняете совершенно ненужную работу, однако же настолько привычную, что исключить ее из «ежедневного рациона» практически не возможно. Во многих организациях лишние действия сводятся к отсутствию автоматизации. В первую очередь из-за недоверия руководства к новшествам и нежелания растрачиваться на приобретение средств автоматизации, исходя из того мнения, что они не оправдают себя. В других организациях настолько привыкают совершать, к примеру, закуп сырья и материалов самостоятельно, что умудряются отказываться даже от бесплатной доставки их поставщиками.

Многие могут не согласиться с тем, что за ними водиться такой грешок, как воровство чужого времени. Но вряд ли кто из руководителей задумывается, что тратит чужое время, когда дает задания вдогонку, когда основная часть работы уже выполнена. Вносим коррективы в уже практически готовый проект, заставляя переделывать большую его часть, а все только потому, что мы забыли снабдить ее исполнителя новыми данными, и он выполнил работу, взяв за основу старый материал. Или сами же отвлекаем сотрудников пустыми разговорами, а потом корим их за то, что они не успели закончить работу в срок.

Не забудьте и следующее: умение четко формулировать свои задания – едва ли не самый важный пункт экономии своего и чужого времени. Давая размытые распоряжения, не уточняя Ваших требований к их исполнению, Вы неосознанно затягиваете их решение.

Как часто мы, сталкиваясь со сложными задачами, откладываем их на потом, и чем чаще они попадаются нам на глаза, тем глубже  зарываем их в кипу невыполненных дел. Хотя, все оказывается не так то сложно и часто сводится к элементарному отсутствию нужной информации для решения данной задачи. Необходимо только лишь собрать все нужные данные и работа заладиться. Вы же, все время натыкаясь на злосчастную папку, начинаете выполнять задание спонтанно и без подготовки, в итоге – ничего так и не добившись – бросаете дело. Проблема часто также кроется в том, что для выполнения сложных дел требуется высшая степень сосредоточенности. Но как часто собственные сотрудники не дают нам ни минуты покоя, отвлекая по каждой мелочи! Не спешите посылать всех на 4 стороны и выливать на них свой гнев, просто предупредите, что приступаете к важной работе и попросите Вас от нее не отвлекать. Поставьте сотовый на режим автоответчика и приступайте к выполнению тех самых сложных задач. Можете даже выделить в своем ежедневном графике «время недоступности», допустим каждый день – с 3-х до 5-ти. Вскоре Ваши сотрудники привыкнут к такому распорядку и у них и мысли не будет Вас побеспокоить.

Умение откладывать все на последний день – несомненно, болезнь 90% населения земного шара. А, между тем многие из нас не серьезно относятся к срокам часто только потому, что не считают задание стоящим того. Или потому, что его невыполнение не грозит нам значительным ущербом.

Бывает, дело не сходит с мертвой точки, потому что, к примеру, заказчик данного проекта не установил предельные сроки. Кто же мешает сделать это Вам самим? Свертись с графиком, определите, за какое время Вы можете реально выполнить данную работу, и поставьте решающую галочку в своем ежедневнике. Все! Теперь Вы сами себе хозяин, будем надеяться, что достаточно требовательный. «Если все это кажется Вам слишком обременительным и трудоемким, вспомните историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотится в жизнь». «В таком случае, - сказал император, -  Вы не можете терять ни минуты».

Если плана нет, то ожидать выполнения работ к срокам бесполезно. Поэтому всегда планируйте свою работу. Продумывайте все до мелочей. План на месяц, план на неделю, план на день, в конце концов….Каждая из этих ступеней важна. И не забывайте анализировать каждый день то, насколько Вы придерживаетесь плана. Если чего-то не успели за сегодняшний день, приготовьтесь к тому, что завтра Вам придется сделать не только завтрашнюю работу, но и наверстать сегодняшнюю. Сложно? Возможно…Но если Вы воспитаете в себе ответственность за выполнение вверенных Вам дел, Вы просто не позволите себе отступить от данного распорядка. «Ваше отношение показывает, хотите ли Вы достичь успеха в организации своего времени или же предпочитаете использовать его как оправдание собственному бессилию», - подчеркивает автор.
Для облегчения планирования своих дел  можно разделить их на три группы: неотложные, важные, не столь важные. Неотложные дела – это те, которые требуют решения в короткие сроки. Но, возможно, они не столь важны. Выполнить их порой можно, уделив минут 15-20 рабочего времени.

Они выполняются в первую очередь. Важные же дела – требуют тщательной проработки и время на обдумывание схемы их выполнения. Они должны быть выполнены вслед за неотложными. Далее следуют не столь важные дела. Такое разделение позволит не нагружать себя всем и сразу и идти последовательно. Не начинать выполнять все дела сразу и, ничего так и не закончив, отбрасывать в конце дня полусырые проекты. Занимайтесь только одним делом, выполнив его, принимайтесь за другое. Помните, жизнь изменчива и любой из пунктов Вашего плана может выпасть, будьте готовы тут же заменить его другим. Не теряйте времени даром, заканчивая начатое, но уже никому не нужное дело.

Не забудьте запланировать в своем графике и время на отдых. Для кого-то это может показаться смешным, но это ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ условие продуктивной работы. Красным по белому внесите время отдыха в свой личный график и старайтесь придерживаться этих пунктов так же усердно, как и иных. Помните, у очень занятых людей (коими, скорее всего, являются большинство из Вас) может никогда не быть времени отдыха, если его не запланировать. И не экономьте времени, восстанавливать физическую форму и упорядочивать мысли – ежедневная потребность человека.

А теперь вернемся к началу нашего разговора – когда мы поймали себя на мысли, что не можем с первой попытки найти нужную нам вещь. Попробуем исправить этот признак отсутствия самоорганизации. «Если Ваша система далека от совершенства или ее не существует вовсе, стоит все-таки затратить время на ее разработку. Во-первых, она должна быть простой. Зачем лишний раз усложнять себе жизнь? Сложная система с перекрестными ссылками редко помогает быстро находить нужное, скорее, наоборот, - отнимает больше времени для ее создания и поддержания»,

- констатирует Кейт Кинан.

Итак, сначала делаем грандиозные разборки:

- на рабочем столе;

- в рабочем портфеле/сумке;

- на рабочих полках/в шкафах.

Не бойтесь корзины – выкиньте наконец таки в нее те документы, с которыми уже несколько месяцев не работаете. Не взращивайте в себе «инстинкт белки». И у Вас появится действительно нужное место, чтобы разложить все бумаги по местам. Отделите, к примеру, с помощью регистратора мелких, крупных и VIP-клиентов. Заведите папку с надписью «Срочное», еще нес-колько папок с крупными яркими надписями для «Важных проектов», занесите, в конце концов, всех клиентов в алфавитный каталог и так далее. Одним словом, упорядочите документацию, чтобы в следующий раз без труда найти нужную информацию и не тратить на это лишнего времени. 

Кроме всего прочего, учитесь сами, а также учите своих подчиненных правильно работать и с телефонными звонками, чтобы не упустить важной информации и не тратить лишнего времени на выяснение подробностей. Заведите журнал звонков, в который вносите время звонка, имя звонившего и повод совершения звонка. «Непременно пользуйтесь приемами эффективного общения. Они помогут Вам избежать очень неприятных ситуаций, когда приходится разбираться с разного рода недоразумениями», - отмечает автор.

Ну, вот и все рекомендации, которые заинтересовали нас в вышеупомянутой книге. Надеемся, они окажутся Вам не менее полезны, чем нам!

Поделиться в соцсетях